外贸信函的实例

例一：150 kensington roadbrooklyn，new york 12②，n．y．③june 10 1985例二：established 1900telephone：chicago envelope company cable address：calumet 4251 2901-2917 indiana avenue envelope chicagoref．no．chicago，illinois codes used：march 16 1982 all codesrentley’s preferred注：实例中央上面established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（telephone）是电话号码，ref．no（等于correspondence reference no．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边的细小字（cable address）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“envelope chicago”二个字就够了，其手续费和电报费均能节省。（codes used）即“使用电讯密码簿”。（all codes，rentlev’s preferred）即“在所有密码簿中，请选用（rentley）密码簿”。例三：17．philpot lane，london，e．c．①3，25 april，1991写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日，按英国习惯，应写为“2ndmay，1995”按美国习惯是“may 2，1995”。（3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：messrs．allen ＆ son（1919）pty，ltd．，155，flinders lane，melbourne，c．①1．australiamarch 16，1991messrs．smith ＆ james，inc．500 norton bldg．seattle 4，washu．s．a写收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。（4）称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于中文书信“敬启者”，例如：dear sir dear sirs，dear madam，dear ladies，gentlemen： dear mesdames，dear sir and madam，ladies and gentlemen：在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是gentlemen（美国式）和dear sirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写dear sirs或gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如dear mr．small。在这里，dear sirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“dear sirs”之后，通常用“，”号，而美国式“gentlemen”之后，则应用“：”号。（5）正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“c”，即礼貌（courtesy）、简洁（conciseness）、明了（clarity）、正确（correctness）和完整（completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。（6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：yours truly（你的真诚的），yours sincerely（你的忠诚的）yours faithfully（你的忠实的），等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用yours most cordially（你的最真诚的）或yours respectfully（你的恭顺的）等。（7）签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。例如：yours truly，fidelity trading co．ing．（签 名）h．b．haslehurstgeneral managervery truly yours，i．t．inpormation（签 名）director hose m．netvery truly yours，united exporters company（签 名）max de hesvery truly yours，lewers ＆ cooke，limited（签 名）e．w．twelmeyerpurchasing departmentvery truly yours，stern，mcrgenthau＆ co．，inc．（签 名）edward n．megaymachinery division在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：发文编号收文编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称 呼书信主题正 文结 尾签 名附 件